Hoy vamos a explicar diez de las funciones que desempeña una Wedding planner el día de tu boda. La Wedding planner hace muchas cosas durante el día de la boda, en ocasiones hay conceptos erróneos sobre lo que hacemos y cómo invertimos nuestro tiempo. Así que he pensado que sería una gran idea explicarte diez cosas que la mayoría de las Wedding planner hacemos el día de la boda.
No están en ningún orden concreto porque no me he tomado la molestia de ordenarlas y, además, porque no creo que haya ninguno. Como sea. Básicamente, son las cosas que hacemos el día de la boda.
1 – Somos la persona de contacto para todo
Eso significa que somos el punto de contacto para tus proveedores, para ti y tu séquito nupcial, y también para los invitados. Siempre es bueno tener una persona de contacto con la que hablar, si alguien tiene dudas, si no se sabe dónde instalar el fotomatón, si el servicio de catering tiene preguntas sobre los aperitivos en el último momento, si el florista se queda atascado en el tráfico y necesita que alguien le llame. Nosotros somos el punto de contacto. Así que tú no tienes que serlo y no sufrir más ese día.
2 -Somos los que mueven el cuerpo
Esto va a sonar un poco raro, pero sigue conmigo en esto. Movemos cuerpos.
Llevamos a la comitiva nupcial desde el espacio de preparación hasta el espacio de la ceremonia, y nos aseguramos de que lleguen allí a tiempo. Llevamos a los invitados desde el lugar donde se encuentran hasta el espacio de la ceremonia, a sus asientos. A continuación, sacamos a la comitiva nupcial, sacamos a los invitados y los trasladamos a la hora del cóctel, volvemos a meter a la comitiva nupcial para todas las fotos, y después llevamos a los invitados de la hora del cóctel a la recepción y metemos a la comitiva nupcial para la gran entrada. Y eso significa que vamos de un lado a otro notificando amablemente a la gente lo que va a ocurrir a continuación, animándoles a pasar a la siguiente actividad. Y eso a veces lleva mucho tiempo para llevar a 150 personas de un espacio a otro, sobre todo si empiezan a charlar o caminan despacio porque están en medio de una gran conversación, o están esperando en el bar para tomar una última copa antes de que empiece la recepción. Ser la encargada de eso y ser la que mueve el cuerpo es algo realmente clave para que tu evento se desarrolle sin problemas.
3 – Somos detallistas
Eso significa que vamos de un lado a otro y nos aseguramos de que los cubiertos están colocados como deben, que el servicio de catering ha colocado el bufé como se supone que debe estar, que las sillas están a la distancia perfecta de la mesa, porque hay una distancia perfecta, aunque no lo creas. También que todos tus objetos de decoración estén dispuestos de la manera que has designado para que los proveedores los coloquen. Comprobamos todos esos detalles para que cuando lleguen los invitados, todo esté listo y perfecto, exactamente como lo habías previsto.
4 – Somos gestores del tiempo. Gestionamos el tiempo
No solamente preparamos el calendario con antelación, Dios mío, ¿puedo decir tiempo siete veces más?
No solamente elaboramos un calendario con antelación y lo enviamos a todos los proveedores, sino que nos aseguramos de ponerlo en práctica el día de la boda. Y si no lo hacemos, ayudamos a gestionar o cambiar las cosas de un lado a otro para que todo siga fluyendo sin problemas. Así que si empiezas la ceremonia con 15 minutos de retraso, se lo hacemos saber a todos los demás proveedores, en concreto a los del catering, porque queremos asegurarnos de que la comida sale a la temperatura perfecta. Oye, empezamos 15 minutos tarde. No creo que podamos recuperarlo durante la hora del cóctel, porque tenemos una hora completa dedicada a las fotos.
También nos aseguramos de que todo ocurra cuando se supone que debe ocurrir, porque eso garantiza la fluidez del evento y asegura que tu evento tenga un buen ritmo y que nada se alargue demasiado o que no se sienta aburrido o estancado. Cuando gestionamos ese tiempo, somos definitivamente muy conscientes de las sensaciones que se producen, y queremos asegurarnos de que todo el mundo se divierte continuamente.
5 – Hasta cierto punto somos asistentes personales
Si te duele la cabeza, tengo aspirinas. Si te duelen los pies, voy a por tus zapatillas.
Has olvidado tu pintalabios en la habitación, iremos corriendo a buscarlo por ti. Nos encargamos de todos esos pequeños detalles extra que surgen para ti personalmente. Queremos asegurarnos de que tu día sea lo más fácil posible, y eso significa que tenemos que ayudarte en algunos de esos detalles personales, como volver a aplicarte el pintalabios o revisarte los dientes para ver si te pasa algo. Ya ha ocurrido antes, y volverá a ocurrir. Así que básicamente somos como una versión modificada de un asistente personal.
6 – En consonancia con ser un asistente personal
Somos amortiguadores corporales, lo que significa que ayudamos a llevar a la pareja del punto A al punto B de la forma más eficiente y educada posible. Puede que tengamos que intervenir para que la tía abuela Susana no se apropie de vuestro tiempo durante 15 minutos cuando se supone que hay que hacer un brindis. Seremos, literalmente, tu amortiguador corporal y entraremos y diremos, lo siento mucho, vamos a tener que robártela. Tenemos que poner en marcha el brindis. Pero con un poco de suerte podrá volver a hablar contigo un poco más tarde, es decir, oh, Dios mío.
Lo intentaremos de nuevo y te libraremos de las garras de la tía abuela Susana cuando parezca que no puede dejar de hablar. Ponte los topes del cuerpo. Somos tus amortiguadores y te ayudamos a moverte entre la multitud sin esfuerzo.
7 – Nos ocupamos de los regalos
Nosotros nos ocupamos de conseguir tus regalos.
Probablemente, debería explicarlo, porque no estoy muy segura de que hayas descifrado ese código. Nos aseguramos de que los regalos vayan de la mesa al coche que hayas designado o a la habitación de hotel que hayas solicitado o a la casa si vas a hacer un evento en el patio. De este modo, estarán seguros y listos para que los abras.
8 – Somos los encargados de hacer cumplir las normas
Y aunque es un poco desafortunado hablar de esto, es definitivamente importante.
Hacer cumplir las normas significa que intervenimos cuando un invitado se muestra irrespetuoso o necesita ser apartado del bar. Si un proveedor no realiza la lista de tareas para las que ha sido contratado o contratada, intervenimos y nos aseguramos de que lo remedie o de que encuentre una solución. O si sucede algo que no está previsto y no está acorde con tus deseos, intervenimos y lo arreglamos lo antes posible.
9 – Somos los bomberos
Lo que significa que nos ocupamos de cualquier problema que surja de la mejor manera posible. Si el camarero se queda sin vasos, encontramos una persona que pueda incorporarse para recoger los vasos. Si la camarera llega y le falta un centro de mesa completo por algún error, somos nosotros los que la ayudamos a montar otro centro de mesa muy rápidamente.
Vemos los problemas, ideamos un plan y lo abordamos lo más rápido posible para apagar ese fuego y asegurarnos de que el evento vuelve a desarrollarse sin problemas.
10 – Somos los que fijan los pormenores
Sé que no son palabras exactas, pero sigue conmigo un segundo. Preparamos los detalles para ti.
Es decir, las invitaciones de boda, el tarjetero, el libro de visitas, los números de las mesas, los detalles de boda si los tienes, ese tipo de cosas. La tarjeta de acompañante, el plano de los asientos. Organizamos esos elementos por ti. Fíjate en que se organiza, no se prepara. Un pequeño detalle sobre esto.
Si quieres, puedes organizar una boda por ti misma.
No somos el equipo completo de montaje y desmontaje del evento debido a todos los demás elementos que he enumerado. Eso significa que estamos bastante ocupados durante todo el día. Claro que tenemos algo de tiempo de inactividad una vez que empieza la recepción, una vez que la recepción se pone en marcha, pero eso no significa que estemos allí para hacer centros de mesa de bricolaje o para montar un cenador, o tal vez hicisteis vuestros propios aperitivos para la hora del cóctel, o tenéis una barra de postres de autoconsumo. No estamos allí para hacer eso. Montaje y desmontaje.
Va a ser genial. Que nadie entre en pánico.
Como digo, los detalles que son rutas, si requieren algún tipo de montaje o desmontaje intensivo, no es algo que realmente tengamos mucho tiempo para hacer. Así que sí. Asegúrate de comunicárselo a tu coordinadora, porque es probable que tenga que traer a más gente si tienes esos elementos de montaje. Tenlo en cuenta. No necesariamente lo establecemos de forma estándar.
Podemos, pero tienes que avisarnos con antelación. Tú lo has elegido. Ahí lo tenéis, amigos. Diez funciones que desempeña un asistente de boda en el día de tu boda. Espero que os haya servido de ayuda.
Espero que te haya aportado un poco de claridad. Si tienes más preguntas, no dudes en dejarlas en el apartado de comentarios de abajo. O si tienes preguntas para nuestra coordinadora, déjalas ahí también.
Muy bien, chicas, hasta la próxima.
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